Skriftlige årsmøter

Årsmøtet avholdes ved at dokumentene gjøres tilgjengelige for medlemmene og at medlemmene får en frist for å avgi stemme.  Stemmegivningen skjer per e-post.   Idrettslaget må klargjøre overfor medlemmene hvordan de skal avgi stemme. I forretningsorden må det det derfor fremgå hvordan stemmegivningen skal foregå og hvilken e-postadresse som skal motta stemmene. Se nedenfor under forretningsorden.

Å avholde et skriftlig årsmøte, er i utgangspunktet ikke annerledes enn å avholde f.eks. et styremøte per e-post som mange idrettslag har erfaring med. Noen forhold skiller seg imidlertid fra styremøter; det er flere deltakere, og ikke alle deltakerne har kjennskap til eller har vært med på møter gjennomført ved skriftlig behandling.

Skriftlig årsmøte anbefales der det ikke skal behandles saker som skaper debatt, det er innkomne forslag eller forslag på alternative kandidater til valgkomiteens innstilling. Styret må i forkant vurdere om dette kan være en egnet gjennomføringsmåte for idrettslagets årsmøte, og bør ta samme vurdering etter at forlagsfristen er gått ut når styret ser hvilke ev. forslag som er fremmet av medlemmene.  

Nedenfor gis det en veiledning til hvordan et skriftlig årsmøte kan avholdes.

Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene, og det er styret som innkaller til årsmøter. Det betyr at det er styret som må beslutte om det skal innkalles til et skriftlig årsmøte. Dette kan skje ved et ordinært styrevedtak. Styret kan fatte vedtak enten ved fysiske møter, eller gjennom skriftlig møte eller fjernmøte (f.eks. en telefonkonferanse).

Styret må foreta en avveining av behovet for å avholde et skriftlig årsmøte, med de fordeler og utfordringer det gir, opp mot gjennomføring av et årsmøte som normalt, eventuelt en utsettelse av årsmøtet. Momenter i denne vurderingen kan f.eks. være:

• Er det behov for å avholde årsmøtet nå, eller kan man avvente og vurdere situasjonen på nytt senere for å vurdere om det lar seg gjennomføre på et senere tidspunkt?
• Foreligger det offentlige restriksjoner i adgangen til å gjennomføre fysiske møter, som innebærer at organisasjonsleddet ikke lovlig vil kunne avholde et fysisk årsmøte/ting før restriksjonene oppheves?
• Bør møtet deles i to, slik at noen av sakene behandles på et skriftlig årsmøte, f.eks. helt nødvendige vedtak som ikke kan vente, mens resten utsettes til en kan avholde et fysisk årsmøte senere ev. et digitalt årsmøte senere?

Det er styret som beslutter om det skal innkalles til et skriftlig årsmøte, et digitalt årsmøte, eller et ordinært årsmøte, men det anbefales at styret informere medlemmene om at de vurderer å avholde et skriftlig årsmøte og ber medlemmer om tilbakemelding på om de har noen innsigelser til å avholde årsmøtet skriftlig.  

Styret bør informere medlemmene i idrettslaget straks vedtaket er fattet. Styret bør bruke vanlige kommunikasjonskanaler. Dersom idrettslaget vanligvis kunngjør informasjon til medlemmene på idrettslagets hjemmeside, og/eller på e-post direkte til medlemmene, vil dette være en god måte å kommunisere beslutningen på. 

Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre innen den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside. Ettersom korona-situasjonen er en ekstraordinær situasjon, bør idrettslaget, så langt det er mulig, også varsle medlemmene direkte, f.eks. per e-post.

Innkallingen skal inneholde alt som en ordinær innkalling skal inneholde, men må suppleres med opplysninger om at årsmøtet skal gjennomføres skriftlig, hvordan medlemmene kan delta, og eventuelt andre forhold som vil få betydning for avholdelsen av det skriftlige årsmøtet.

Av hensyn til gjennomføringen, bør styret i innkallingen be om at medlemmer som ønsker å fremme forslag på årsmøtet, gjør dette så raskt som mulig. Se nærmere om medlemmenes forslagsrett nedenfor. Styret bør også be om tilbakemelding fra medlemmene på om noen har spørsmål til eller innsigelser til at årsmøtet avholdes skriftlig.

NIF har laget et forslag til innkalling til et skriftlig årsmøte. Se her.

Styret bør gjennomgå tilbakemeldingene og vurdere om det skriftlige årsmøtet skal gjennomføres som planlagt, om det er saker årsmøtet bør utsette til et fysisk årsmøte, ev. et digitalt årsmøte, eller om årsmøtet bør utsettes inntil videre.

Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov.

Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Dersom et slikt forslag foreligger bør styret ta kontakt med forslagsstiller og gjøre sine innsigelser kjent, slik at forslagsstiller kan ta stilling til om vedkommende ønsker å trekke forslaget. Trekkes forslaget skal det ikke inkluderes i saksdokumentene. Dersom forslaget ikke trekkes, kan styret i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev.  ikke bør behandles eller vedtas. Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, f.eks. at forslaget inneholder sjikane eller utlevering av personopplysninger, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør idrettskretsen kontaktes for bistand.

Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

Et skriftlig årsmøte vil være lite egnet dersom det er eller må påregnes å være uenighet blant idrettslagets medlemmer om en bestemt sak. Det betyr at styret bør avlyse det skriftlige årsmøtet dersom det er innkommet forslag fra medlemmene som styret er uenig i eller der styret regner med at det er uenighet i medlemsmassen. Alternativet er at styret går i dialog med forslagsstiller og blir enig med forslagsstiller om at forslaget skal behandles på et fysisk årsmøte når dette er forsvarlig å gjennomføre, og at årsmøtet avholdes skriftlig for behandling av øvrige saker.

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside. På grunn av personvern, eller andre særegne forhold, kan det være at ikke alle dokumenter til årsmøtet bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett. 

Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Som følge av at årsmøtet avholdes som et skriftlig møte, vil det være behov for at styret tilpasser saksdokumentene noe. Nedenfor gis det en gjennomgang av de ulike punktene på sakslisten med noen merknader.

I tillegg må forretningsorden tilpasses at avstemmingen foregår per e-post. Se nærmere nedenfor.  

På et ordinært årsmøte må det under dette punktet på saklisten avklares hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Alle som har vært medlem av idrettslaget i minst én måned, fyller minst 15 år det kalenderåret årsmøtet avholdes, og har oppfylt sine økonomiske forpliktelser til idrettslaget, har stemmerett. Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov.

På et skriftlig årsmøte vil antall stemmeberettigede medlemmer tilsvare det antall stemmeberettigete medlemmer som har avgitt stemme via e-post innen den frist som er fastsatt.

Den første avstemmingen er valg av dirigent. Styret skal i saksdokumentene ha fremmet forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 

Det er naturlig at medlemmer som ønsker å stemme på det skriftlige årsmøtet bruker dirigentens e-postadresse til dette. Styreleder og protokollfører bør settes i kopi slik at man sikrer at det er flere mottakere av stemmene.  

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal føre protokoll fra årsmøtet. Her skaper ikke skriftlig årsmøte noen særlige utfordringer. 

Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal underskrive protokollen. Her skaper ikke skriftlig årsmøte noen særlige utfordringer.  

Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall for å godkjenne innkallingen. Hvis innkallingen ikke godkjennes, blir det skriftlige årsmøtet ikke gjennomført, og styret må innkalle til et nytt årsmøte.

Det er styret som legger frem forslag til sakliste. På ordinære årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

På et skriftlig årsmøte vil det ikke være mulig å fremme forslag til nye saker enn de som er på den saklisten som er gjort tilgjengelig sammen med saksdokumentene.

Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden. Forretningsorden for ordinære årsmøter sier noe om hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel hvordan forslag skal behandles, og hvor lang taletid den enkelte har.

Det er forretningsorden som styrer hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Den må derfor tilpasses at årsmøtet avholdes skriftlig.

Eksempel på forretningsorden ved skriftlig årsmøte:

«Årsmøtet gjennomføres skriftlig og avstemming foregår ved bruk av e-post.

For å avgi stemme må medlemmet angi saksnummer om det stemmer 1) for forslaget 2) mot forslaget 3) blankt. Dersom medlemmet ikke angir stemme knyttet til en sak, anses stemmen som blank. Alternativt kan medlemmet stemme for flere forslag samtidig ved å skrive at det stemmes for samtlige forslag, og eventuelt presisering de forslag medlemmet stemmer mot eller der medlemmet stemmer blankt.   

E-posten skal sendes til dirigentens e-postadresse [skriv inn epostadresse] med kopi til styreleder [skriv inn epostadresse] og protokollfører [skriv inn epostadresse].

Dirigenten er ansvarlig for å telle opp stemmene sammen med protokollfører.»

Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettslagets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsberetning, enten med egne gruppeårsmeldinger utarbeidet av gruppestyrene, eller gjennom en beskrivelse utarbeidet av styret.

NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsberetning eller gruppeårsmelding.

Det er styret som er ansvarlig for å legge frem idrettslagets årsberetning.

Regnskapet skal være revidert av enten valgte revisorer, eller engasjert revisor.

Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. Kontrollkomiteens beretning skal også legges frem dersom idrettslaget har kontrollkomité. Merk at for årsmøtet 2020 skal kontrollkomiteen bare rapportere iht. de plikter som gjaldt for kontrollkomiteer frem til 31.12.19. Kontrollutvalget som velges på årsmøtet 2020, skal på årsmøtet 2021 rapportere iht. de plikter som gjelder for kontrollutvalg fra 1.1.2020. 

• NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra kontrollkomité her
• NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra valgt revisor her

Det er styret som legger frem regnskapet.

Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre medlemmer ønsker skal behandles av årsmøtet.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag bør styret lage en uttalelse til forslaget, der det fremgår om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger flere forslag som omhandler samme sak/tema, tilsier organisasjonspraksis at de mest ytterliggående forslagene behandles først og stemmes over. Dette gjelder også lovendringsforslag. Dersom det foreligger flere forslag om endring av idrettslagets lov, eller andre bestemmelser, bør disse behandles etter hverandre i kronologisk rekkefølge. Slike endringer krever 2/3 flertall, og årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

Fastsette medlemskontingent:

Kontingenten må være på minst kr 50 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabattordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 50 per medlem per år.

Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer.

Fastsette treningsavgift eller gi fullmakt:

Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å gi styret, eller gruppestyrene, fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter. Det er styret som må fremlegge forslag til om årsmøtet skal vedta treningsavgiften eller om dette skal delegeres gjennom en fullmakt. 

Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til vedtakelse av treningsavgift.

Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, inkludert gruppene. Her er det ikke nødvendig å ta hensyn til at det er et skriftlig årsmøte.  

Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan.

Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Intern organisering av idrettslaget bør ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg mm.).

Alle idrettslag i NIF må minimum velge følgende tillitsverv: 

• Leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem.
• Kontrollutvalg med minst 2 medlemmer og minst 1 varamedlem.
• Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem.

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.

Det er anledning til å velge tillitsvalgte til perioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. at styrets leder velges for 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.  

Idrettslag som har en omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.

Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter. Her må styret fremme et konkret forslag for det skriftlige årsmøtet.  Det samme gjelder hvem som skal representere idrettslaget i styret på eventuelle datterselskapers generalforsamling.

Der det er fremmet alternative kandidater til valgkomiteens innstilling, er det ikke aktuelt å avholde skriftlige årsmøter. På et skriftlig årsmøte vil derfor de som fremgår av innstillingen anses valgt.

Det er styret som legger frem forslag til revisor. Her skaper ikke skriftlig årsmøte noen særlige utfordringer. 

Årsmøtet avholdes ved at dokumentene gjøres tilgjengelige for medlemmene og at medlemmene får en frist for å avgi stemme.  

For å kunne gjennomføre dette, forutsetter det at det på idrettslagets hjemmeside legges ut en redegjørelse for hvordan årsmøtet vil bli gjennomført, og ev. sendes til medlemmene til deres e-postadresse.

Informasjonen bør legges ut samme sted som saksdokumentene er gjort tilgjengelige. I informasjonen bør det fremgå hvor medlemmer kan ta kontakt ved ev. spørsmål til årsmøtet. Det bør også være mulig å ta kontakt med en person i styret per telefon.

Styret bør legge ut en påminnelse om årsmøtet på hjemmesiden, ev. også en e-post til medlemmene.

Årsmøtet avholdes ved at dokumentene gjøres tilgjengelige for medlemmene og at medlemmene får en frist for å avgi stemme. Stemmegivningen skjer per e-post, og det må i forretningsordenen tydelig fremkomme hvordan stemmegivning skal skje, se ovenfor.

Når det informeres om det skriftlige årsmøtet, må det fremgå klart hvilken frist som gjelder for avstemming, og at stemmer avgitt etter fristens utløp ikke teller med. Fristen bør ikke være for lang eller for kort, og det bør være mulig å avgi stemme allerede fra det tidspunktet saksdokumentene er gjort tilgjengelig for medlemmene.

Når fristen for å avgi stemme er utløpt, anses årsmøtet for avsluttet. Stemmer avgitt etter fristens utløp skal ikke telle med.

Hvem som er ansvarlig for å telle stemmene, bør fremgå av forretningsorden eller på annen måte besluttes av medlemmene. Se om forretningsorden ovenfor.

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater og ufyllende beskrivelser ut over det som er nødvendig.

Det kan være en fordel om dirigenten har en gjennomgang av årsmøtet både med protokollfører og de som skal undertegne protokollen så raskt som mulig etter at årsmøtet er avsluttet, for å gjennomgå møtet, eventuelle spørsmål, innspill og innkomne stemmer.

NIF har utarbeidet et forslag til mal for protokoll for årsmøter som avholdes ved fysisk møte. Se her. Malen må tilpasses at årsmøtet avholdes skriftlig.

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettslagets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene. Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettslagets hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til medlemmene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.

Dersom styret ikke får tak i de som skal underskrive protokollen eller de av ulike årsaker nekter å signere, kan idrettslaget kontakte idrettskretsen for bistand.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv.  i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.  

Ettersom NIF ikke har erfaring med å avholde skriftlige årsmøter, ber vi om tilbakemelding dersom det er feil eller mangler på denne siden, eller du ikke finner svar på det du lurer på. Send i så fall en e-post til juss@idrettsforbundet.no, slik at vi kan oppdatere denne siden.

Dersom du har spørsmål som gjelder et bestemt årsmøte, må du kontakte den aktuelle idrettskretsen. Se oversikt over idrettskretser her.