Foto: Tove Lise Mossestad
For å kartlegge et varsel gjennomfører du individuelle samtaler med varsler, personen det er varslet om og med andre som har relevant informasjon om det som har skjedd. I noen tilfeller er varsler en annen enn den som har blitt utsatt for hendelsen. Begge vil da bli innkalt til hver sin samtale.
Målet med samtalene er å få klarhet i hva som har skjedd, hvor det har skjedd, hvem som har vært involvert, og å innhente relevant dokumentasjon som sms, chat, e-post, film m.m. Informasjonen du får gjennom samtalene, og dokumentasjonen på dette, vil ligge til grunn for hva som blir konklusjonen i saken.
Råd til samtalene for å kartlegge varselet
Samtalene bør alltid gjennomføres i en fast rekkefølge. Først bør du gjennomføre samtale med varsler og/eller utsatt, deretter vitner eller andre som har relevant informasjon, for til slutt å snakke med personen det er varslet om. Dette er for å sikre at du har full informasjon om hva, hvor og hvem, før du snakker med personen det er varslet om. Det er viktig at omvarslet får uttale seg om alle handlinger eller hendelser hen er anklaget for (kontradiksjon).
Som del av alle samtalene er det viktig at prinsippet om konfidensialitet informeres om og overholdes. Dette betyr at både saksbehandlere og personer som er med i samtalene, ikke deler informasjon de får som del av saken med andre. Dette er for å beskytte de som er parter i saken, og sørge for at det ikke oppstår rykter som kan være til skade eller belastning for de involverte.
Innkalling
Innkalling til samtale med saksbehandlerne bør sendes skriftlig. Imidlertid kan det være fint at du tar en telefon til personene i forkant, så innkallingen ikke kommer som en overraskelse, eller at e-post ikke blir lest i tide.
Innkallingen bør klart vise hvor samtalen skal holdes, hvem som skal være til stede, og hva samtalen skal handle om. Den bør også inneholde en overordnet oppsummering av varselets innhold, og kan også oppfordre personen til å ha med en støtteperson til samtalen. Dette vil gi personene mulighet til å forberede seg, og det vil gi en trygg ramme for samtalen.
Gjennomføring
Gjennomfør samtalene på et rolig sted som gir en trygg ramme for møtet. Sørg for at andre ikke kan overhøre eller forstyrre. Vi anbefaler at samtalen gjennomføres fysisk, men den kan også gjøres digitalt om det ikke er mulig å få til et fysisk møte.
Det bør være to saksbehandlere til stede ved gjennomføring av samtalen. Den ene vil føre an og stille hovedspørsmål underveis, mens den andre vil ha rollen som referent og kunne stille oppfølgingsspørsmål om noe er uklart.
Lag et eget samtaleskjema i forkant av samtalene, med en klar struktur for gjennomføring og oppgavefordeling mellom dere som saksbehandlere. Legg opp samtalene så likt som mulig, slik at alle parter føler at de får uttale seg og blir hørt på lik linje. Lytt nøye under samtalene, bekreft det dere hører og opptre rolig. Vær åpen og interessert, og la personen fortelle med egne ord uten å avbryte.
Som del av innledningen bør dere gå gjennom hva som vil skje i løpet av samtalen, og hva som har vært gang i saken så langt. Om personen har med seg en støtteperson, er det viktig å avklare at hen ikke kan delta i samtalen, men er der som støtte og for å trygge personen mest mulig.
I hoveddelen av samtalen vil dere redegjøre for varselets innhold og det dere vet om saken, før personen selv forteller. Personen bør få mulighet til å forklare seg fritt om hva hen mener har skjedd, med eventuelt oppfølgingsspørsmål fra dere. Spør personen om å fortelle kronologisk og forklare steg for steg hva som har skjedd. Til samtalen med den det har blitt varslet om, er det viktig med en klar beskrivelse av alle punkter hen er anklaget for å ha gjort som er et brudd på idrettens regler. Det utgjør grunnlaget for at personen kan gi en god forklaring om sin side av saken og kontradiksjon.
I avslutning av samtalen bør dere gå gjennom videre saksgang, godkjenning av referat og beregnet tidsramme for konklusjon i saken. Spesielt i samtale med varsler/utsatt kan det være aktuelt å høre hva personen tenker skal til for at hen vil føle seg trygg og ivaretatt, og at hen vil fortsette i sin rolle i idretten.
Referat
Oppsummer samtalene i eget referat som sendes til gjennomlesing og godkjenning etter møtet. Referatet bør være kort og gjengi de konkrete forhold som er relevant for saken: Dette er varselet, hva personen har sagt rundt dette, og hvilke mulige brudd på idrettens regler dette innebærer. For personen det er varslet om, vil dette også omfatte hvilke brudd som personen er enig i eller ei. Den som har vært med i samtalen kan gjerne komme med rettelser eller tilføyelser. Det er viktig at personen får eie sin forklaring, og at den er tro mot det som ble sagt. Om du som saksbehandler er uenig i en rettelse eller tilføyelse, kan det også noteres i sluttversjonen av referatet. Gi en klar tidsfrist for godkjenning av referatet, slik at saken ikke stopper opp.
Dokumentasjon som bilder, film, meldinger, chat, bevis fra lege eller politi, eller annen informasjon som bekrefter eller avkrefter det som skal ha skjedd, bør overleveres under samtalen eller rett i etterkant og legges ved referatet. Dokumentasjonen kan også brukes i samtale med de ulike partene, om personen samtykker til dette.
Husk at all informasjon i saken alltid skal lagres trygt og følge reglene for oppbevaring av sensitive personopplysninger. MittVarsel, som tilbys til alle organisasjonsledd i idretten, er en fullverdig portal med kryptering hvor all informasjon som lastes opp kan lagres trygt og i tråd med GDPR.
Skille mellom å undersøke og å etterforske
Når du foretar undersøkelser i en varslingssak, er det viktig å skille mellom det som er din rolle som saksbehandler i en frivillig organisasjon, og det som er en formell etterforskning. Det er politiets oppgave å etterforske lovbrudd og aktivt granske en handling eller hendelse. Som saksbehandler er din rolle kun å kartlegge saken gjennom samtaler og dokumentasjon du har innhentet fra parter i saken. Dette kan, i mer alvorlige tilfeller, inneholde informasjon fra politiet eller rettssak hvis dette er gjort tilgjengelig. I en varslingssak vil du som saksbehandler først kalle parter inn til samtale etter at politiets etterforskning er ferdig.