Første mottak av varselet
Et varsel kan mottas skriftlig eller muntlig, i alt fra en e-post til en chatmelding, til en muntlig samtale på telefon, eller ansikt til ansikt. Om varselet mottas skriftlig, er det viktig at du svarer personen innen kort tid om at varselet er mottatt, hva du vil gjøre videre og når varsler kan vente å få mer informasjon om behandling av saken.
Om varselet mottas muntlig, er det viktig å tenke på hvordan du får ivaretatt personen der og da og får dokumentert varselet skriftlig. Finn et egnet sted å holde samtalen og det du trenger for å notere ned hva som sies. Lytt til det du blir fortalt og vis at du tar det som blir sagt på alvor. Noter ned det varsler forteller deg. Informer om at det som fortelles er fortrolig, men at du vil fortelle om det kritikkverdige forholdet til de som håndterer varsel i ditt organisasjonsledd.
Hvis du ikke er riktig ansvarsperson for å motta varsler, informer personen om at du vil videreformidle varselet til de som er ansvarlig for å følge opp dette videre. Sjekk gjerne innen kort tid at varselet blir fulgt opp.
Registrering av varselet
De viktigste punktene å få med når du mottar et varsel er:
- Hva har skjedd?
- Hvor har det skjedd?
- Når skjedde det?
- Hvem varsles det om?
Det kan også være relevant å vite hvem som er ansvarlig for arrangementet eller aktiviteten hvor hendelsen eller handling har skjedd. Spør i tillegg om det er andre som har informasjon om saken eller har opplevd noe lignende. Hvis det er annen relevant dokumentasjon i saken, er det viktig at dette også innhentes hvis varsler vil. Dette kan være chatmeldinger, bilder, film eller lydfiler.
Norges idrettsforbund anbefaler at du bruker MittVarsel for å registrere informasjonen i saken, og at det er varsler selv som skriver inn informasjonen i det digitale varslingsskjemaet.
Ta vare på personen som varsler og det er varslet om
Det er viktig å tenke gjennom, helt fra begynnelsen i en sak, hva man kan gjøre for at personen som varsler føler seg trygg og ivaretatt. Dette vil også gjelde for personen det er varslet om. Noen gode råd er:
- Etabler en ansvarlig person for hver av partene i saken – varsler, utsatt (om det er en annen person enn varsler), og personen det er varslet om.
- Avklar forventninger til partene i saken og gi god informasjon om saksgang. Om det er mulig – gi en pekepinn på hva tidslinjen videre vil være.
- Vær åpen og tilgjengelig for spørsmål. Vis tålmodighet om det kommer mange spørsmål. Det er veldig forskjellig hva den enkelte trenger av informasjon for å føle seg trygg i prosessen.
- Om en sak er omfattende, kan det lang tid. Si ifra om hvorfor til involverte parter, og hold dem jevnlig orientert om framdrift. Dette kan redusere den emosjonelle belastning det er å vente på svar.
- Evaluer jevnlig om en eller flere av partene i saken har behov for profesjonell støtte.