Årsmøter og ting

• Idrettslag har tidligere fått utsatt frist til 15. juni for avholdelse av årsmøte. Fristen for å avholde årsmøtet er 31.12.2020.

Husk at årsmøtet kan deles opp, slik at saker som haster, kan behandles f.eks. på et ekstraordinært digitalt årsmøte, mens resterende saker behandles på et fysisk årsmøte senere. Dette kan f.eks. være aktuelt for godkjenning av regnskapet.

Årsmøtet kan avholdes på tre ulike måter; skriftlig, digitalt eller ved fysisk oppmøte, forutsatt at dette gjennomføres i samsvar med offentlige helsemyndigheters vedtak og anbefalinger. 

NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at idrettsråd, som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus, kan avholde årsmøtet også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Idrettsråd kan avholde årsmøter digitalt eller skriftlig, som et alternativ til fysisk oppmøte. Idrettsråd kan benytte veilederen for digitale årsmøter for idrettslag og veilederen for skriftlige årsmøter i idrettslag så langt disse passer. 

Idrettsråd som ønsker å avholde digitale årsmøter gjennom bruk av Idrettens Office 365, kan gjøre det her. 

NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at særforbund, som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus, kan avholde forbundstinget også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Særforbund kan avholde forbundstinget digitalt eller skriftlig, som et alternativ til fysisk oppmøte.

Særforbund som har tilgang til Teams, kan bruke denne løsningen for avholdelse av digitalt forbundsting. Veiledningen som er laget for idrettslagene kan benyttes så langt den passer.

Dersom særforbund ønsker å avholde skriftlig forbundsting, kan veiledningen som er laget for idrettslag benyttes så langt den passer.

Særforbund som vurderer å avholde digitale eller skriftlige forbundsting, kan kontakte juridisk avdeling på juss@idrettsforbundet.no.

For annen relevant informasjon om avholdelse av særforbundsting i korona-situasjonen, se «Annen relevant informasjon om årsmøter og ting» nedenfor.

NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at idrettskretser, som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus, kan avholde kretsting også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Idrettskretser kan avholde kretstinget digitalt eller skriftlig, som et alternativ til fysisk oppmøte.

Idrettskretser kan bruke Teams-løsningen for avholdelse av digitalt kretsting. Veiledningen som er laget for idrettslagene kan benyttes så langt den passer.

Dersom idrettskretsen ønsker å avholde skriftlig kretsting, kan veiledningen som er laget for idrettslag benyttes så langt den passer.

Idrettskretser som vurderer å avholde digitale eller skriftlige kretsting, kan kontakte juridisk avdeling på juss@idrettsforbundet.no.

For annen relevant informasjon om avholdelse av kretsting i korona-situasjonen, se «Annen relevant informasjon om årsmøter og ting» nedenfor.

NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at særkretser/regioner, som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus, kan avholde ting også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Særkretser/regioner kan avholde kretstinget digitalt eller skriftlig, som et alternativ til fysisk oppmøte. Særkretser/regioner bes kontakte eget særforbund for å avklare om ev. avholdelse av digitale særkrets-/regionsting.   

For annen relevant informasjon om avholdelse av kretsting i korona-situasjonen, se «Annen relevant informasjon om årsmøter og ting» nedenfor.

Idrettslag: Idrettslag har tidligere fått utsatt frist til 15. juni for avholdelse av årsmøte. Denne fristen er ytterligere utsatt, slik at idrettslaget plikter å avholde årsmøtet så snart det er forsvarlig å avholde fysisk møte, og senest 31.12.2020.

Styret i idrettslaget må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato for et fysisk årsmøte eller innkalle til et digitalt eller skriftlig årsmøte. Se under.

For å kunne søke momskompensasjon må idrettslaget ha et årsmøtegodkjent regnskap. Søknadsfristen er 15.august og idrettslaget må derfor gjennomføre et ordinært eller ekstraordinært årsmøte innen denne dato dersom det skal søkes momskompensasjon. For mer informasjon se  "Hva med momskompensajonssøknaden?" under.

Andre organisasjonsledd: For andre organisasjonsledd har NIFs lovutvalg bekreftet at organisasjonsleddet, som følge av den ekstraordinære koronavirussituasjonen, kan avholde et årsmøte/ting også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet/tinget inntil videre, utsette og sette en ny dato eller innkalle til et digitalt eller skriftlig årsmøte. Se under.

Dersom årsmøtet er avlyst eller utsatt, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte. Styret må vurdere om det skal kalle inn til et ordinært årsmøte skriftlig eller digitalt, eller om det bør kalles inn til et ekstraordinært årsmøte, digitalt eller skriftlig, for å få behandlet saker som ikke kan vente, mens det ordinære årsmøtet avholdes på et senere tidspunkt. Dersom saksdokumenter allerede er utarbeidet/tilgjengeliggjort for medlemmene, må styret foreta en fornyet vurdering av om de dokumentene som er utarbeidet/tilgjengeliggjort fortsatt er relevante. Det kan f.eks. være at den ekstraordinære situasjonen får økonomiske konsekvenser for idrettslaget som må hensyntas i et revidert budsjett.

Årsmøter innkalles med de frister som følger av NIFs lov, dvs. 1 mnd. for ordinært årsmøte og 14 dager for ekstraordinært årsmøte. NIFs lov inneholder ingen regulering av situasjonen der et innkalt årsmøte utsettes, og hvilken frist det utsatte årsmøtet i så fall skal innkalles med. Utgangspunktet er imidlertid at lovens ordinære frister også gjelder for et utsatt årsmøte.

Uansett hva styret beslutter mht. årsmøtet, må styret sørge for å informere medlemmene slik at medlemmene er kjent med beslutningene styret fatter og hvilke konsekvenser det får for avholdelse av årsmøtet.

I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen å ikke sette en ny dato for et årsmøte med fysisk oppmøte. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg. Dersom styret har besluttet å avholde et digitalt eller skriftlig årsmøte, bør styret sette ny dato så raskt som mulig.

Det er styret som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet/tinget. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte/tinget, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for organisasjonsleddet å utsette årsmøtet/tinget, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet/tinget må ta raskt og som ikke kan vente. Styret bør vurdere muligheten for å avholde årsmøtet/tinget digitalt eller skriftlig, og ev. dele opp årsmøtet/tinget, slik at viktige saker blir behandlet mens øvrige saker avventes til det er mulig å gjennomføre et fysisk årsmøte/ting.

Det er styret som treffer en slik beslutning, se nærmere om dette i veiledningen til digitalt årsmøte her og skriftlig årsmøte her. Veiledningen er utarbeidet for idrettslag, men vil kunne anvendes også av andre organisasjonsledd, i en tilpasset versjon.

Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet/tinget skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på lokale vedtak om adgangen til å avholde møter, samt råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter. Verken idrettskretsene eller NIF har  særlig kompetanse på medisin eller smittevern, og vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet/tinget.

Nei, søknad er unødvendig.

Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite på forhånd hvor mange som ønsker å delta på et fysisk årsmøte/ting. Dersom årsmøtet/tinget skal avholdes digitalt, kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding.

Styret må informere egne medlemmer/tilsluttede organisasjonsledd dersom årsmøtet/tinget utsettes eller gjennomføres på annen måte enn ved fysisk oppmøte. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene.

Organisasjonsleddet må forsøke å avholde årsmøte/ting digitalt og sørge for at de årsmøteoppgavene som må gjennomføres og ikke kan vente, faktisk blir gjennomført. Det gjelder f.eks. å få godkjent regnskapene, slik at disse kan benyttes som grunnlag for å søke om momskompensasjon, samt fastsetting og innkreving av kontingent.

Fristen for Samordnet rapportering er 30. april og gjelder fortsatt. Det betyr at innrapportering må gjennomføres innen denne fristen selv om idrettslaget ennå ikke har avholdt årsmøte. At idrettslaget ikke har avholdt årsmøte, får imidlertid betydning for hva som skal innrapporteres:

• Idrettslag som har avholdt årsmøte:
  De idrettslagene som har avholdt årsmøter, foretar all innrapportering som vanlig.
• Idrettslag som ennå ikke har avholdt årsmøte:
  Idrettslaget må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall, aktivitetstall og kontaktinformasjon til idrettslaget. Når det gjelder informasjon som først foreligger etter avholdt årsmøte (f.eks. nye styremedlemmer, årsmøteprotokoll, årsmøtegodkjent regnskap m.m.) skal dette først fylles ut/lastes opp etter at idrettslaget har avholdt årsmøte.

NIF anbefaler alle idrettslag å søke om momskompensasjon. Søknadsfristen er 15. august. For å kunne søke om  momskompensasjon må det foreligge et årsmøtegodkjent regnskap.

Dette innebærer imidlertid ikke at de idrettslagene som skal søke om momskompensasjon må avholde ordinært årsmøte innen 15. august. Ettersom fristen for å avholde årsmøte er utsatt, kan idrettslaget velge å vente med det ordinære årsmøtet, f.eks. til det er mulig å avholde fysisk, og i stedet avholde et ekstraordinært  årsmøte med godkjenning av regnskap som eneste punkt på agendaen. Et slikt årsmøte kan, som for ordinære årsmøter, avholdes både digitalt og skriftlig.

Det er ikke lenger et krav at idrettslaget sender lovendringer til idrettskretsen for godkjenning. Kretsen skal imidlertid fortsatt gjøres kjent med lovendringer, og skal ha tilgang til loven, slik at kretsen kan vurdere om den er i samsvar med NIFs regelverk. Gjeldende lov bør alltid legges ut på nettsiden til idrettslaget, og lastes opp i KlubbAdmin.

Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte/tingvalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte/tingvalgte organer, må det innkalles til et digitalt eller skriftlig årsmøte/ting, enten ordinært eller ekstraordinært.

Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Organisasjonsledd står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for organisasjonsledd dersom tillitsvalgte trekker seg. Organisasjonsleddet kan avholde ordinært, eller ekstraordinært årsmøte/ting digitalt eller skriftlig med suppleringsvalg på agendaen. NIF vil komme ut med mer informasjon senere om hvordan digitale årsmøter/ting kan avholdes.

Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter/ting gjelder. Organisasjonsledd kan etter loven innkalle til et ekstraordinært årsmøte/ting på kortere varsel enn ved ordinært årsmøte/ting.

Organisasjonsleddet kan innkalle til et ekstraordinært digitalt årsmøte/ting med valg av nytt styre som eneste sak på agendaen.

Det er bare en nedre grense for vedtaksførhet for idrettslag. For alle andre organisasjonsledd er det ingen nedre grense. For idrettslag er årsmøtet vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall styremedlemmer som skal velges av årsmøtet. Dette innebærer at dersom minst det sittende styret deltar på årsmøtet, er årsmøtet vedtaksdyktig.

Ja, det kan avholdes digitale årsmøter/ting eller skriftlige årsmøter/ting. Veilederne er utarbeidet for idrettslag, men kan benyttes også av andre organisasjonsledd. Se mer informasjon her. 

Dersom organisasjonsleddet leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen må fastsettes av årsmøtet. Dersom idrettslaget har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, bør styret innkalle til et digitalt eller skriftlig årsmøte.

Disse kan fastsettes av styret eller grupper/gruppestyrene, og behøver ikke fastsettes av årsmøtet.

Det er styrets ansvar at regnskap ferdigstilles og blir revidert som normalt. Alle organisasjonsledd i NIF skal utarbeide et årsregnskap som fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. At årsregnskapet skal fastsettes innebærer ikke et krav om at årsregnskapet skal være godkjent av et årsmøte/ting innen utgangen av juni. Det er tilstrekkelig at regnskapet er revidert og styregodkjent.  NIF anbefaler imidlertid at organisasjonsledd som skal søke om momskompensasjon avholder årsmøtet/tinget før det søkes om momskompensasjon slik at de regnskapstallene som innrapporteres, og som momskompensasjonssøknaden baseres på, er forankret på årsmøtet/tinget. Styret kan, ved behov, innkalle til et ekstraordinært årsmøte/ting, enten digitalt eller skriftlig, med godkjenning av regnskap som eneste punkt på agendaen.

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet/tinget.